Accès aux dossiers de l'ONE

Statut du traitement des données de l’ONE

Un traitement des données à caractère personnel a été institué par l’article 7 de la loi du 16 décembre 2008 relative à l’aide à l’enfance et à la famille(loi AEF). Il correspond à une banque de données électronique gérée par l’ONE. Il constitue un recueil de documents administratifs, socio-éducatifs et juridiques, relatifs au jeune lors de son accompagnement par les services œuvrant en collaboration avec l’ONE. C’est un outil vivant constitué d’informations recueillies lors de l’ouverture du dossier et complété tout au long de l’accompagnement du jeune et de la famille. Le dossier est clôturé après la fin de l’intervention du service financé par l’ONE, mais reste accessible sous certaines conditions.

L’autorisation d’utiliser le numéro des personnes physiques et morales a été donnée par l’article 5 du règlement grand-ducal du 17 août 2011 réglant l’organisation de l’ONE. La banque de données a été notifiée à la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) le 26 mai 2010 (réf. ONE 2010/008), avec accusé de réception de la CNPD (R000288 / T007269) du 4 mai 2011. Des  informations complémentaires ont été notifiées à la CNPD par lettre du 16 janvier 2013 (réf. ONE 2013/027).

Droit à communication d’un document

Conformément à l’article 7 de la loi AEF, l’enfant capable de discernement et chacun de ses parents peuvent consulter le dossier en question, en particulier les documents administratifs et socio-éducatifs archivés dans son dossier personnel.

Toutefois, le dossier peut comporter le cas échéant des documents soumis à des régimes juridiques distincts (documents juridiques, éléments médicaux, etc.) et à des règles de consultation différentes (notes relatives à des tiers, etc.). Lorsque la demande porte sur des documents comportant des mentions non communicables, ces documents sont fournis au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions. Le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés, il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative.

Certains documents parviennent occasionnellement à l’ONE, sans être concernés par l’article 7 de la loi AEF. Ces documents ne font pas partie du traitement de données qui y est défini. Il s’agit par exemple de comptes rendus d’enquêtes policières, de rapports du SCAS, de documents médicaux etc. Ainsi ces documents ne peuvent être consultés par les parents et par les jeunes concernés. 

Conformément à la loi, la personne majeure, ayant bénéficié avant sa majorité de mesures d’aide de la part de l’ONE, mais n’étant plus bénéficiaire de mesures depuis plus d’un an, peut demander une anonymisation de son dossier personnel par courrier postal, fax ou courriel au Directeur de l’ONE.

Conditions d’accès aux dossiers

Ont accès à la banque de données après avoir signé une déclaration de confidentialité:

  • les collaborateurs de l’ONE : à l’intérieur du Firewall de l’État : accès par IAM puis authentification par mot de passe Framework-I, donc double authentification ;
  • les collaborateurs des services CPI : à l’extérieur du Firewall de l’État : accès par Luxtrust, passage par IAM, puis authentification par mot de passe Framework-I, donc double authentification.

Comme les dossiers de l’ONE ont un caractère nominatif, les droits d’accès sont restreints, et confinés aux seules personnes bénéficiaires concernées et à leurs parents, mis à part l’accès aux données opéré par les collaborateurs de l’ONE et des services CPI dans le cadre de l’exercice de leurs missions professionnelles. Différents cas sont à distinguer :

  • le bénéficiaire est mineur : pour les personnes mineures, le droit d’accès est exercé par le/les titulaire(s) de l’autorité parentale et par l’enfant capable de discernement ;
  • le bénéficiaire est majeur: lui seul peut avoir accès à son dossier. Même si le dossier est clôturé, les informations restent accessibles sous conditions, 10 ans après la date limite d’intervention possible de l’ONE, soit 10 ans après le 27e anniversaire du bénéficiaire, et ce conformément à la « loi du 20 décembre 1993 portant approbation de la Convention relative aux droits de l’enfant » qui met en exergue le droit à l’identité. Suivant rapport ORK 2004 p.64: « un enfant, qui en fait le choix, aura droit de connaître ses origines et son histoire personnelle (..) ». 

Modalités de demande d’accès à son dossier

Le demandeur n’a pas à justifier d’un "intérêt à agir", et n’est pas obligé de motiver sa demande. La demande de consultation écrite doit juste préciser : nom (de naissance), prénom, lieu de naissance et coordonnées du demandeur. Elle est à adresser à :

M. le Directeur de l’Office national de l’enfance
3-5, rue Auguste Lumière
L-1950 Luxembourg

E-mail : one@one.etat.lu
Fax : (+352) 24 77 36 - 99

Un rendez-vous est proposé par l’ONE. Un professionnel de l’ONE est à sa disposition pour l’accompagner dans la lecture du dossier.

  • Mis à jour le 07-01-2015